טיוב נתונים – הדרך לניהול יעיל ולהצלחות

אחד מהיסודות החשובים ביותר של כל ארגון או חברה עסקית קשור בבסיס הנתונים (database) שברשותה.

על בסיס הנתונים הללו יכולות להיקבע האסטרטגיות קצרות הטווח וארוכות הטווח כאחד, הפעילות השיווקית וייעול העסקי. ואולם, לאורך השנים – נתונים אלה עשויים להתיישן או לאבד מהרלוונטיות שלהם ולהפוך למכשול בדרכו של הארגון. לשם כך פותחו בשנים האחרונות כלי שנועדו לערוך טיוב נתונים – כלומר: לעדכן ולהשביח את נתוני הבסיס לעבדותו השוטפת של ארגון. עוד על נושא חשוב זה – במאמר שלפניכם.

 

מהו טיוב נתונים?

טיוב נתונים עוסק בשיפור והשבחת המידע האגור בדטא-בייס של העסק או הארגון ומשמש אותו לצורך תפעול יום יומי או לצורכי קבלת החלטות אסטרטגיות. מדובר בהשלמת נתונים חסרים, דיוקם או תיקונם. על פי רוב, עולה הצורך בטיובם של נתונים כאשר כל מערך המידע של ארגון עובר עדכון ושדרוג (למשל, בעת הכנסת תוכנה חדשה לעסק). זהו חלק מהתפתחות טבעית של הארגון.

על קוצו של יוד

חלק לא מבוטל מהנתונים השגויים, הלא-איכותיים שתהליך טיוב נתונים נועד לתקן, קשור בטעויות הקלדה. לטעיות קטנות בהקלדה יכולה להיות השלכה מרחיקת לכת. לדוגמא, במערכת של ניהול כוח אדם – שגיאה ברישום המגדר של העובד (זכר במקום נקבה) מתורגמת מידית לכסף בעת חישובי מס הכנסה. או בזכויות נוספות שנועדו לבוא לקראתם של נשים בעבודה (דמי לידה, חופשות ועוד). גם במערכות ניהול מלאי – טעויות הקלדה יכולות לצור החלטות שגויות (למשל, אם הנתון אינו איכותי הוא יכול להעיד על חוסר ולהביא להחלטה לרכוש מלאי חדש, בעוד שבפועל קיים מלאי עצום ואין צורך ברכישה מחדש.

טיוב נתונים כתהליך

ההחלטה לערוך טיוב נתונים בארגון כרוכה בדרך כלל בהחלטה “לצאת לדרך” לתהליך שיימשך על פני תקופה (על פי רוב אין זה תהליך של “זבנג וגמרנו”). אם החלטתם לצאת לדרך כדאי שתהיו מגובים ומלווים על ידי חברה שהתמחתה בתחום טיוב נתונים. חברה מקצועית שכזו תערוך סקר איכות נתונים שנועד להעריך את איכות הנתונים שיש לטייב. זהו מהלך שנעשה באמצעות תוכנה ייעודית אשר מספקת פירוט של מאפייני המידע שנאגר בחברה. בשלב הבא ינותחו הממצאים על ידי מנתחי מערכות מומחים אשר יכינו דו”ח הממפה את התוצאות וממליץ על הטיפול שיש לנקוט בו.

מועדון לקוחות ככלי לטיוב מידע על לקוחות

בשנים האחרונות כמעט בכל ממעמד מכירה או תשלום מציעים לנו המוכרנים “לעשות מועדון”. אחת הסיבות לפריחתם של מועדוני הלקוחות יכולה להיות מוסברת שאפשרות שהיא מעניקה לעסקים אפשרות פז לא רק להגדיל את מעגל הלקוחות אלא גם לטייב מידע אודות לקוחותיהם. על פי רוב תבוא ההצעה להצטרף למועדון מלווה בהטבה שקשה לעמוד בפניה, צבירת נקודות, הנחה משמעותית כבר במעמד המכירה או אפילו מתנות. בתמורה להצטרפות מנפק הלקוח פרטים אישיים כמו: שם, גיל, כתובת, טלפון ואימייל. עבור החברה מדובר ב”נתון שווה זהב” – שיצטרף אל בסיס הנתונים שלה ויאפשר לה לשווק ללקוח (שכבר קנה ואהב את מוצריה) מידע פרסומי ?(אודות הנחות ומבצעים, למשל). או לשמור על קשר עם הלקוח באופן שיהדק את נאמנותו למוצר או למותג.